表揚信通常由標(biāo)題、抬頭、正文、結(jié)尾和落款五部分構(gòu)成。
(一)標(biāo)題
一般而言，表揚信標(biāo)題單獨由文種名稱“表揚信”組成。位置在第一行正中。
(二)稱謂
表揚信的稱呼應(yīng)在開頭頂格寫上被表揚的機關(guān)、單位、團體或個人的名稱、姓名。寫給個人 的表揚信，應(yīng)在姓名之后加上“同志”、“先生”等字樣，后邊加冒號。若直接張貼到某機 關(guān)、單位、團體的表揚信，開頭可不必再寫受文單位。
(三)正文
正文的內(nèi)容要另起一行，空兩格寫。一般要求寫出下列內(nèi)容。
1.交代表揚的理由
用概括敘述的語言，重點敘述人物事跡的發(fā)生、發(fā)展、結(jié)果及其意義。敘述要清楚，要突出 最本質(zhì)的方面，要讓實事說話，少講空道理。
2.指出行為的意義
在敘事的基礎(chǔ)上進行評價、議論，贊頌該人所作所為的道德意義。如指出這種行為屬于哪種 好思想，好風(fēng)尚，好品德。
(四)結(jié)尾
該部分要提出對對方的表揚，或者向?qū)Ψ降膯挝惶岢鼋ㄗh，希望對某某某給予表揚。如“某 某某同志的優(yōu)秀品德值得大家學(xué)習(xí)，建議予以表揚。”寫給本人的表揚信，則應(yīng)適當(dāng)談些“ 深受感動”、“值得我們學(xué)習(xí)”等方面的內(nèi)容。并要求在結(jié)尾處寫上“此致敬禮”等結(jié)束用 語。但“此致”、“祝”、“謹表”、“向你”等字寫在末尾，其余的字，要另起一行，頂 格寫。
(五)落款
落款應(yīng)寫明發(fā)文單位名稱或個人姓名。并在右下方注明成文日期
【范文】
xxxx：
我們是上海市浦東新區(qū)塘橋街道南城居民委員會。今天，我們懷著無比激動的心情，衷心感謝貴校領(lǐng)導(dǎo)和貴校管理學(xué)院國際貿(mào)易系2001級碩士生徐駸同學(xué)。
1999年1月，徐駸一家從浦西搬到我們小區(qū)。一到小區(qū)，徐駸就積極參加我們小區(qū)和街道的活動，展示了當(dāng)代大學(xué)生應(yīng)有的風(fēng)采。記得2000年，上海舉辦APEC會議。我們知道，徐駸是上海交大APEC MRT會議志愿者，想請她代表我們小區(qū)參加街道APEC知識競賽，擔(dān)心她是大學(xué)生，看不起小區(qū)活動，沒想到，她一口答應(yīng)。之后，她十分認真，積極準(zhǔn)備。在競賽中，表現(xiàn)出眾，榮獲“塘橋街道APEC知識競賽第一名”。出線之后，她又代表街道參加浦東新區(qū)APEC知識競賽，又榮獲“浦東新區(qū)APEC知識競賽二等獎”。當(dāng)我們感謝她為小區(qū)、街道爭了光，她說，為播種精神文明、塑造上海形象，這是我應(yīng)該做的。
直升研究生的她，學(xué)習(xí)更緊張了，但是，她依然如此。她又積極響應(yīng)塘橋 街道“黨在我心中 團育我成長”的活動，又獲了獎。在非典期間，記得今年4月23日，徐駸從北京回來，居家自我隔離，并及時報告居委。這種自我隔離做法，當(dāng)時在社區(qū)還是第一人，受到了大家的好評。
由于徐駸在社區(qū)建設(shè)中積極參加各種活動，根據(jù)自己的專業(yè)特長參與社區(qū)為民服務(wù)，展示了當(dāng)代大學(xué)生的風(fēng)采，發(fā)揮了共產(chǎn)黨員的先鋒模范作用，為我們小區(qū)建設(shè)為“文明小區(qū)”做出了貢獻。作為在校大學(xué)生的她也先后榮獲“2002年度塘橋街道‘優(yōu)秀共青團員’”、“塘橋街道2003年度十佳黨員‘守望哨’”，這是很不容易的。她一家先后獲得浦東新區(qū)塘橋街道十佳學(xué)習(xí)型家庭、浦東新區(qū)五好文明家庭、上海市肢殘人百戶好家庭(徐駸的媽媽是殘疾人)。徐駸之所以能在校外表現(xiàn)優(yōu)秀、取得這樣的成績，這也是貴校教育培養(yǎng)的結(jié)果，在此，我們再一次表示衷心的感謝!并通過你們給予徐駸同學(xué)表揚和鼓勵!
希望她繼續(xù)用自己的模范行為去影響和帶動群眾，共同在小區(qū)中倡導(dǎo)“人人參與社區(qū)建設(shè)，爭做文明居民”的良好氛圍而不懈努力。
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