一篇完整的公文涉及大大小小近二十個(gè)要素，每一個(gè)要素的內(nèi)容、格式以及在公文中的位置都是相對(duì)固定的，所以要掌握公文的格式并不難。此外，一篇公文寫作或者公文改錯(cuò)題目，一般不會(huì)出現(xiàn)所有的要素，而是只出現(xiàn)主體部分，所以大家重點(diǎn)注意主體部分的要素，其他部分當(dāng)做客觀題掌握即可。
公文的結(jié)構(gòu)分三部分：版頭、主體、版記。
版頭有六個(gè)要素，份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)和簽發(fā)人。這六個(gè)要素中，發(fā)文字號(hào)作為區(qū)分兩份公文最主要的區(qū)別，也是考試中最重要、最�？嫉目键c(diǎn)。發(fā)文字號(hào)由“發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份號(hào)、順序號(hào)”三部分組成的，其中年份號(hào)必須用六角號(hào)括住，如果是大括號(hào)、中括號(hào)或小括號(hào)則是錯(cuò)的，改錯(cuò)時(shí)尤其要注意這一點(diǎn)。在順序號(hào)那里也容易出錯(cuò)，如在順序號(hào)前面加“第”或標(biāo)虛位等，正確的發(fā)文字號(hào)表示如下“國(guó)辦發(fā)〔2014〕5號(hào)”。
版頭六要素
版頭六要素并不是所有公文都必備的，有些要素是可能有也可能沒有的，如份號(hào)，涉密公文必須有份號(hào)，而不涉密的就可有可無(wú);密級(jí)和保密期限以及緊急程度也是，只有涉密的公文才需要寫密級(jí)和保密期限，緊急的文件才需要寫緊急程度，其他的則不需要;只有在上行文中才需要標(biāo)注簽發(fā)人，下行文和平行文則不用。還有一點(diǎn)需要注意的是，如果標(biāo)注簽發(fā)人，則發(fā)文字號(hào)和簽發(fā)人分居紅色反線上方左右兩側(cè)，左右各空一格編排。
主體
公文主體是考查的重中之重，由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名和印章、成文日期、附注以及附件等組成的。在標(biāo)題這一塊，專家提醒大家注意標(biāo)題的三種形式，完整形式：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+事由+文種;簡(jiǎn)略形式：事由+文種或者只有文種。在改錯(cuò)時(shí)，尤其要注意標(biāo)題中的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱要和后面的發(fā)文機(jī)關(guān)署名一定要保持一致，如果不一致，根據(jù)正文確定發(fā)文機(jī)關(guān)后修改。在公文改錯(cuò)或者公文寫作中，不建議大家把標(biāo)題擬成只有文種的這種簡(jiǎn)略形式，這種有點(diǎn)投機(jī)取巧的做法，雖然不能稱之為錯(cuò)，但是會(huì)影響得分，所以最好寫完整形式的標(biāo)題。
主送機(jī)關(guān)這一塊，需要注意兩點(diǎn)即可，一是主送機(jī)關(guān)必須是“機(jī)關(guān)”，而不能是個(gè)人，如果主送機(jī)關(guān)寫的是“XX機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)”一定是錯(cuò)的;第二是要注意主送機(jī)關(guān)為多個(gè)時(shí)它們之間的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，一般遵循“同級(jí)不同類的用逗號(hào)隔開，同級(jí)同類的用頓號(hào)”這樣的原則。正文部分，大家按照一般的語(yǔ)言要求語(yǔ)句通順、表達(dá)準(zhǔn)確、無(wú)歧義即可，但是要注意請(qǐng)示只能“一文一事”，如果出現(xiàn)了多個(gè)請(qǐng)示事項(xiàng)的，一定要把附加事項(xiàng)進(jìn)行刪除。
附件說明的修改需要結(jié)合正文來(lái)看，如果正文中出現(xiàn)了“見附件”的字樣，而后面沒有附件說明的，一定要把附件說明加上。在加附件說明的時(shí)候，一定要注意附件的名稱不加任何標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。后面的發(fā)文機(jī)關(guān)署名和印章以及成文日期這一部分，需要大家注意兩點(diǎn)，一是大部分公文都需要蓋章的，大家在發(fā)文機(jī)關(guān)署名后面加“(印章)”即可，此時(shí)成文日期右空四格;二是成文日期必須用阿拉伯?dāng)?shù)字，年月日標(biāo)全，且不標(biāo)虛位，如“2014年11月6日”。
附注是在成文日期下一行右空兩格用小括號(hào)標(biāo)注的部分，有時(shí)有，有時(shí)無(wú)，所以無(wú)需刻意添加。不論是在公文寫作還是公文改錯(cuò)里面，附件一般不會(huì)出現(xiàn)，裝訂時(shí)也是在后面，所以有人會(huì)認(rèn)為附件是版記部分。大家一定要記清楚附件是公文主體的組成部分。
版記
版記主要由抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期組成。其中，印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期位于版心的最后一行，分列左右兩側(cè)，左右各空一格，印發(fā)機(jī)關(guān)與發(fā)文機(jī)關(guān)可以不一致，印發(fā)日期也可以遲于成文日期。
對(duì)于公文格式的掌握，專家建議大家拿出一張白紙把公文的各要素寫出來(lái)，多寫幾遍，腦海里就會(huì)留下一份完整的公文格式。這樣，不論是公文改錯(cuò)還是公文寫作，格式這一塊拿分就會(huì)易如反掌。
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