中小企業(yè)財務報銷制度

2022-10-13 制度

　　隨著社會一步步向前發(fā)展，我們都跟制度有著直接或間接的聯(lián)系，制度泛指以規(guī)則或運作模式，規(guī)范個體行動的一種社會結構。這些規(guī)則蘊含著社會的價值，其運行表彰著一個社會的秩序。擬起制度來就毫無頭緒？以下是小編為大家整理的中小企業(yè)財務報銷制度，希望對大家有所幫助。

　　一、財務管理制度

　　第一條為了加強公司內部管理，規(guī)范公司財務報銷行為,倡導一切以業(yè)務為重的指導思想，合理控制費用支出，特制定本制度。

　　第二條本制度根據相關的財經制度及公司的實際情況，將財務報銷分為日常辦公費用、工薪福利及相關費用、稅費支出、工程相關支出及專項支出等,以下分別說明報銷相關的借款流程及各項支出具體的財務報銷制度和報銷流程。

　　第三條本制度適用公司全體員工。

　　第四條借款管理規(guī)定

　　(一) 出差借款：出差人員憑審批后的《出差申請表》按批準額度辦理借款，出差返回5個工作日內辦理報銷還款手續(xù)。

　　(二) 其他臨時借款，如業(yè)務費、周轉金等，借款人員應及時報帳，除周轉金外其他借款原則上不允許跨月借支。

　　(三) 各項借款金額超過5000元應提前一天通知財務部備款。

　　(四) 借款銷賬規(guī)定：(1) 借款銷帳時應以借款申請單為依據，據實報銷，超出申請單范圍使用的，須經主管領導批準，否則財務人員有權拒絕銷帳;(2)借領支票者原則上應在5個工作日內辦理銷帳手續(xù)。

　　(五) 借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借支者轉為個人借款從工資中扣回。

　　第一條借款流程

　　(一) 借款人按規(guī)定填寫《借款單》，注明借款事由、借款金額(小寫須完全一致，不得涂改)、支票或現(xiàn)金。

　　(二) 審批流程：主管部門經理審核簽字→財務經理復核→總經理審批。

　　(三) 財務付款：借款憑審批后的借款單到財務部辦理領款手續(xù)。

　　第二條日常費用主要包括差旅費、電話費、交通費、辦公費、低值易耗品及備品備件、業(yè)務招待費、培訓費、資料費等。在一個預算期間內，各項費用的累計支出原則上不得超出預算。

　　第三條費用報銷的一般規(guī)定

　　(一) 報銷人必須取得相應的合法票據(相關規(guī)定見發(fā)票管理制度),且發(fā)票背面有經辦人簽名。

　　(二) 填寫報銷單應注意:根據費用性質填寫對應單據;嚴格按單據要求項目認真寫，注明附件張數;金額小寫須完全一致(不得涂改);簡述費用內容或事由。

　　(三) 按規(guī)定的審批程序報批。

　　(三) 報銷5000元以上需提前一天通知財務部以便備款。

　　第四條費用報銷的一般流程:報銷人整理報銷單據并填寫對應費用報銷單→ 須辦理申請或出入庫手續(xù)的應附批準后的申請單或出入庫單→部門經理審核簽字→財務部門復核→總經理審批→到出納處報銷。

　　第五條差旅費報銷制度及流程。

　　(一) 費用標準:

　　職務　　　　交通工具　　住宿標準　　伙食標準　　外埠市內交通費用

　　一般員工　　　火車硬臥　　 120元/天　　 30元/天　　　　 30元/天

　　部門負責人　　火車硬臥　　150元/天　　 40元/天　　　　40元/天

　　總經理助理　　　飛機　　　 200元/天　　50元/天　　　　50元/天

　　總經理及以上　　飛機　　　實報實銷　　實報實銷　　　實報實銷

　　(二)費用標準的補充說明：

　　1. 住宿費報銷時必須提供住宿發(fā)票，實際發(fā)生額未達到住宿標準金額，不予補償;超出住宿標準部分由員工自行承擔。

　　2. 實際出差天數的計算以所乘交通工具出發(fā)時間到返京時間為準，12：00以后出發(fā)(或12：00以前到達)以半天計，12：00以前出發(fā)(或12：00以后到達)以一天計。

　　3. 伙食標準、交通費用標準實行包干制，依據實際出差天數結算，原則上采用額度內據實報銷形式，特殊情況無相關票據時可按標準領取補貼。

　　4. 宴請客戶需由總經理批準后方可報銷招待費，同時按比例(早餐20%、午餐或晚餐40%)扣減出差人當天的伙食補貼。

　　5. 出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關費用。

　　二、報銷流程

　　1. 出差申請：擬出差人員首先填寫《出差申請表》，詳細注明出差地點、目的、行巢排、交通工具及預計差旅費用項目等，出差申請單由總經理批準。

　　2. 借支差旅費：出差人員將審批過的《出差申請表》交財務部,按借款管理規(guī)定辦理借款手續(xù)，出納按規(guī)定支付所借款項。

　　3. 購票: 出差人員持審批過的出差申請復印件，到行政部訂票(原則上機票一律用支票支付，特殊情況不能用支票的，需事先書面說明情況，經審批人簽字后報財務備案)。

　　4. 返回報銷：出差人員應在回公司后五個工作日內辦理報銷事宜，根據差旅費用標準填寫《差旅費報銷單》，部門經理審核簽字，財務部審核簽字，總經理審批;原則上前款未清者不予辦理新的借支。

　　第六條電話費報銷制度及流程

　　(一) 費用標準

　　1. 移動通訊費：為了兼顧效率與公平的原則，員工的手機費用的報銷采用與崗位相關制，即依據不同崗位，根據員工工作性質和職位不同設定不同的報銷標準，具體標準見行政部相關管理制度規(guī)定。

　　2.固定電話費：公司為員工提供工作必須的固定電話，并由公司統(tǒng)一支付話費。不鼓勵員工在上班期間打私人電話。

　　(二)報銷流程

　　1、公司人力資源部每月初(10日前)將本月員工手機費執(zhí)行標準(含特批執(zhí)行標準)交財務部。

　　2、財務部通知員工于每月中旬(20日前)按話費標準將發(fā)票交財務部集中辦理報銷手續(xù)。

　　3、財務部指定專人按日常費用的審批程序集中辦理員工手機費報批手續(xù)。

　　4、員工到財務部出納處簽字領款(每月25日前)。

　　5、固定電話費由行政部指定專人按日常費用審批程序及報銷流躊理報銷手續(xù)，若遇電話費異常變動情況應到電信局查明原因，特殊情況報總經理批示處理辦法。

　　第十一條交通費報銷制度及流程

　　(一) 費用標準：(1)員工因公需要用車可根據公司相關規(guī)定申請公司派車，在沒有車的情況下經行政部車輛管理人員同意后可以乘坐出租車;(2)市內因公公交車費應保存相應車票報銷。

　　(二) 報銷流程

　　1. 員工整理交通車票(含因公公交車票)，在車票背面簽經辦人名字，并由行政部派車人員簽字確認，按規(guī)定填好《交通費報銷單》。

　　2. 審批:按日常費用審批程序審批。

　　3. 員工持審批后的報銷單到財務處辦理報銷手續(xù)。

　　第十二條辦公費、低值易耗品等報銷制度及流程

　　(一)管理規(guī)定:為了合理控制費用支出,此類費用由公司行政部統(tǒng)一管理，集中購置,并指定專人負責。

　　(二)報銷流程

　　1.購置申請: 公司行政部每季度根據需求及庫存情況按預算管理辦法編制購置預算，實際購置時填寫購置申請單按資產管理辦法規(guī)定報批。

　　2.報銷程序：報銷人先填寫費用報銷單(附出入庫單)，按日常費用審批程序報批。審批后的報銷單及原始單據(包括結賬小票)交財務部，按日常費用報銷流程付款或沖抵借支。

　　3.費用歸集：財務部按月根據行政部提供的各部門領用金額統(tǒng)計表，歸集核算各部門相關費用。庫存用品作為公共費用，待實際領用時分攤。

　　第十三條招待費、培訓費、資料費及其他報銷制度及流程

　　(一)費用標準

　　1. 招待費：為了規(guī)范招待費的支出，額招待費應事前征得總經理的同意。

　　2. 培訓費:為了便于公司根據需要統(tǒng)籌安排，此費用由公司人力資源部門統(tǒng)一管理，各部門培訓需求應及時報送人力資源。人力資源根據實際需要編制培訓計劃報總經理審批。

　　3. 資料費：在保證滿足需要的前提下，盡量節(jié)約成本，注意資源共享。各部門在購買資料前必須先填寫《資料申請表》，在報銷前必須到行政部資料管理人員處進行登記(資料管理人員在資料發(fā)票背面簽字)。

　　4.其他費用：根據實際需要據實支付。

　　( 二)報銷流程：

　　1. 招待費由經辦人按日常費用報銷一般規(guī)定及一般流躊理報銷手續(xù)。

　　2.培訓費由人力資源部人員根據審批程序及報銷程序辦理報銷手續(xù)。

　　3.資料費在報銷前需辦理資料登記手續(xù)，按審批程序審批后的報銷單及申請表到財務處辦理報銷手續(xù)。

　　4.其他費用報銷參照日常費用報銷制度及流躊理。

　　第四部分工薪福利及相關費用支出制度及流程

　　第十四條工薪福利等支出包括工資、臨時工資、社會保險及各項福利等，此類費用按照資金支出制度相關規(guī)定執(zhí)行。

　　第十五條工薪福利支付流程

　　(一) 工資支付流程：(1)每月20日由人力資源部將本月經公司總經理審批后的工資支付標準(含人員變動、額度變動、扣款、社會保險及住房公積金等信息)轉交財務部;(2)總經理提供職工月度獎金分配表;(3)財務部根據獎金表及支付標準編制標準格式的工資表;(4)按工薪審批程序審批;(5)每月25日由財務部通過銀行代發(fā)形式支付工資;(6)每月末之前員工到財務部領工資條并與工資卡內資金進行核實。

　　(二)臨時工資支付流程同工資支付流程。

　　(三)社會保險及住房公積金支付流程：(1)由人力資源部將由公司總經理審批后的支付標準交財務部進行相關的財務處理;(2)住房公積金由人力資源部按工薪審批程序申請轉帳支票支付;社會保險金由財務部協(xié)助人力資源辦理銀行托收手續(xù)，財務部收到銀行托收單據應交人力資源部專人簽字確認，若有差異應查明原因并按實際情況進行調整。

　　(四)其他福利費支出由公司人力資源部按審批后的支付標準填寫報銷單→經部門經理簽字確認→財務經理進行財務復核→報總經理審批，審批后的報銷單及支付標準交財務部辦理報銷手續(xù)。

　　第五部分專項支出財務報銷制度及流程

　　第十六條專項支出主要包括軟件及固定資產購置、咨詢顧問費用、廣告宣傳活動費及其他專項費用等。

　　第十七條軟件及固定資產購置報銷財務制度及流程。

　　(一) 填寫購置申請：按公司《資產管理制度》相關規(guī)定填寫《資產購置申請單》并報批。

　　(二) 報銷標準：相關的合同協(xié)議及批準生效的購置申請。

　　(三) 結賬報銷：(1)資產驗收(軟件應安裝調試)無誤后，經辦人憑發(fā)票等資料辦理出入庫手續(xù)，按規(guī)定填寫報銷單(經辦人在發(fā)票背面簽字并附出入庫單);(2)按資金支出規(guī)定審批程序審批;(3)財務部根據審批后的報銷單以支票形式付款;(4)若需提前借款，應按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個工作日內辦理報銷手續(xù)。

　　第十八條其他專項支出報銷制度及流程

　　(一) 費用范圍：其他專項支出包括其他所有專門立項的費用(含咨詢顧問、廣告及宣傳活動費、公司員工活動費用、辦公室裝修及其他專項費用)支出。

　　(二) 費用標準：此類費用一般金額較，由主管部門經理根據實際需要向總經理提交請示報告(含項目可行性分析、費用預算及相關收益預測表等)，經總經理簽署審核意見后報董事長及其授權人審批。

　　(三) 財務報銷流程

　　1.審批后的報告文件到財務部備案，以便財務備款。

　　2.簽訂合同：由直接負責部門與合作方簽訂正式合作合同，(合同簽訂前由公司法律顧問的審核，合同應注明付款方式等)。

　　3.付款流程：(1)由經辦人整理發(fā)票等資料并填寫費用報銷單(填寫規(guī)范參照日常費用報銷一般規(guī)定);(2)按審批程序審批：主管部門經理審核簽字→ 財務復核 →總經理審批;(3)財務部根據審批后的報銷單金額付款;(4)若需提前借款，應按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個工作日內辦理報銷手續(xù)。

　　第六部分報銷時間的具體規(guī)定

　　第十九條為了協(xié)調公司對內、對外的業(yè)務工作安排，方便員工費用報銷，財務部將報銷時間具體安排如下：

　　1.財務報銷：公司財務部每周四為財務報銷日。若當月的最后一個報銷日在該月的28日以后，為了便于財務部集中時間月末結賬，該報銷日停止財務報銷。

　　2.借支及其他業(yè)務的不受以上的時間限制，可隨時辦理。

　　第七部分附則

　　第二十條本制度解釋權歸公司財務部。

　　第二十一條本制度經總經理辦公會議討論通過并由董事長或其授權人簽字后生效。

　　2、財務報銷管理規(guī)章制度

　　為了加強公司的財務管理，合理調度資金，提高資金使用效益，規(guī)范出差人員的審批及報銷程序，根據國家有關法律、法規(guī)和各項財政政策，結合本公司的具體情況，特制定本規(guī)定。

　　原則

　　一、嚴格財務收支審批制度，公司發(fā)生的各項開支都必須由經手人填寫費用報銷單，注明支出事由、項目、發(fā)票張數、報銷金額、和經辦人簽字、部門經理簽字、財務部門審核、相關程序審批后，出納方可付款。

　　二、加強報銷管理，當月賬，當月了，25日以后的賬最遲不得超過下月5日。

　　三、為了分清責任，進步部門核算，不同人員支出的業(yè)務費用不得混淆在一張報銷單上。

　　借支管理

　　一、借款管理規(guī)定

　　(一)出差借款：出差人員憑審批后的《出差申請表》按批準額度辦理借款，出差返回5個工作日內辦理報銷還款手續(xù)，核銷日期最晚不得超過次月發(fā)工資日。

　　(二)其他臨時借款，如市場業(yè)務費、廣告費、押金等，借款人員應及時報帳，除押金外其他借款原則上不允許跨月借支。

　　(三)各項借款金額超過5000元應提前一天告知財務部備款。

　　二、借款流程

　�。ㄒ唬┙杩钊税匆�(guī)定填寫《借款單》，注明借款日期、借款人姓名、借款事由、借款金額（小寫須完全一致，書寫規(guī)范，不得涂改，其中寫數字：壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬）。

　�。ǘ⿲徟鞒蹋褐鞴懿块T經理審核簽字→財務部復核→總經理審批。

　�。ㄈ┙杩钊藞�(zhí)審批后的《借款單》到財務部，由出納按照批準金額予以支付；

　�。ㄋ模┙杩钊苏埧詈蟊仨毤皶r報銷。借款不得超月，差旅費借款必須在返回公司上班之日起5天內報銷。

　　三、借款報銷管理程序

　�。ㄒ唬┙杩钊藛T在任務完成之后要及時報銷，原則是前賬不清，后賬不借，逾期未還借支者轉為個人借款從工資中扣回。

　�。ǘ﹫箐N時，應以借款申請單為依據，據實報銷，報銷單上應注明所辦事有何用途，并附原始單據和發(fā)票，超出申請單范圍使用的.，須經主管領導批準，否則財務人員有權拒絕報銷。

　�。ㄈ┴攧杖藛T對報銷憑據的合法性、真實性、合理性予以復核；

　　（四）報銷人執(zhí)復核后憑據和報銷單到出納處核銷（由雙方當面對“借款單”剪角為憑）；

　　（五）借款購置固定資產和低值易耗品，還應附驗收單。

　　費用報銷管理

　　一、版面費、廣告代理費：由部門憑發(fā)票填寫費用報銷單，財務部對票據進行核實（附上媒體刊登的詳細清單），核對無誤后付款。

　　二、印刷費：部門憑發(fā)票，附印刷品結算單，進行核實無誤后，填寫費用報銷單，財務審核無誤后付款。

　　三、辦公用品、低值易耗品：由行政中心統(tǒng)一購買，行政中心保管人員根據發(fā)票同實物核對無誤后，填寫驗收單（低值易耗品還需有出庫單），憑發(fā)票（附上驗收單及分攤明細）填寫費用報銷單。各部門自行購買的憑發(fā)票填寫費用報銷單經相應級別領導審批后報銷。

　　四、資料費：各部門購書及其他資料，首先將書、資料和發(fā)票拿到行政管理中心進行登記驗收，并在書、資料上蓋章、編號。經手人憑發(fā)票及附上驗收單填寫費用報銷單。

　　五、業(yè)務費：所有業(yè)務費用票據需開明細發(fā)票，經手人須在票據背面簽字。各部門應本著勤儉節(jié)約的原則使用業(yè)務費用，任何人不得用于除業(yè)務需要以外的個人消費。業(yè)務招待費須有兩人以上簽字并注明時間及招待客戶名稱；交通費須注明起始、地點及原因；快遞費單據上請注明客戶名稱。所有費用均分別計入各個部門成本。未按規(guī)定填寫說明或者簽字的，財務人員應將報銷憑證退回并說明原因。

　　差旅費管理

　　一、差旅費標準規(guī)定

　　差旅費是指公司員工外出公干期間為完成預定任務所發(fā)生的必要的合理費用，具體包括：在途交通費、住宿費、市內交通費、其他公務雜費等。

　�。ㄒ唬┕締T工出差使用交通工具為飛機、火車、汽車、輪船等交通工具。其中總監(jiān)及總監(jiān)以上高管人員，可選擇飛機頭等艙，高鐵一等座，普通火車的軟席、輪船二等艙；業(yè)務經理及以下員工，出差時火車時長達8小時以上可選擇臥鋪，時長不足者，選擇火車硬席，特殊情況，確實工作需要乘坐飛機者，必須事先報請公司領導審批，經公司領導批準后，可選擇飛機，如選擇飛機，盡可能選擇價格較低的經濟艙。

　�。ǘ┕驹趧�(chuàng)業(yè)期間及新項目開發(fā)時，應注意控制成本，一切以節(jié)儉為主，盡可能選擇經濟實惠的交通工具及席別。

　　（三）違公司規(guī)定使用交通工具，一律按火車票報銷，超出部分由個人支付。

　　（四）市場交通工具應使用公交車、中巴等，如因特殊情況，可以乘出租車，但需在票據上注明起始地點和原因。

　�。ㄎ澹﹩T工出差期間，標準內住宿費用實報實銷（但不包含酒店清單上所列私話、餐費、洗衣費等費用），具體住宿標準見附件明細。

　�。﹩T工外出期間產生的公務費，如郵電費、文件復印費、傳真費等，實報實銷。

　　（七）關于私事繞道的報銷規(guī)定：趁出差或調動工作之便，事先經公司領導批準就近回家省親、辦事，所發(fā)生的車船票，一律按直線距離報銷，多開支的部分由個人自理，不發(fā)放繞道和在家期間的一切補助費；

　　（八）出外學習、培訓和參加會議的人員，如果主辦單位或者公司統(tǒng)一安排食宿，食宿費已包括學習、培訓、會議費用中的，憑會議證明和發(fā)票，在審核后按實報銷學習、培訓、會務費，不再另報住宿費盒伙食補助費。如經審查后，發(fā)現(xiàn)有弄虛作假者，按多報住宿費盒伙食補助費的5倍罰款。

　　二、差旅費報銷

　�。ㄒ唬┨顚憙热莅凑铡恫盥觅M報銷單》單上的要求填寫。

　�。ǘ┱迟N注意事項：

　　1、將各類車票按面額的小分類粘貼；

　　2、注明起始地點及交通工具；

　　3、在粘貼處注明各類面額票據的張數和總金額；

　　4、字體要規(guī)范清楚，不得涂改，金額小寫需頂格寫，不得留空隙。

　�。ㄈ﹫箐N流程：出差人員應在回公司后五個工作日內辦理報銷事宜，根據差旅費用標準填寫《差旅費報銷單》，部門經理審核簽字，財務部審核簽字，總經理審批；原則上前款未清者不予辦理新的借支。

　　報銷時間的具體規(guī)定

　　為了協(xié)調公司對內、對外的業(yè)務工作安排，方便員工費用報銷，財務部將報銷時間具體安排如下：

　　1．財務費用報銷：公司財務部每周四為財務報銷日。若當月的最后一個報銷日在該月的28日以后，為了便于財務部集中時間月末結賬，該報銷日停止財務報銷。

　　2．借支及其他業(yè)務的不受以上的時間限制，可隨時辦理。