商務談判的準備：談判前的準備。
收集信息、提供資料、參與擬訂談判計劃和設計談判方案。在談判前盡可能充分了解己方尤其是對方的實力，目標意圖和雙方退讓的幅度，是必不可少的準備工作。古語云：“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”。只有做好充分準備，我們才能胸有成竹地獨自或陪同上司坐在談判桌前，與對方就共同感興趣的事情討價還價。
因此，收集談判雙方的信息資料，整理后提供給上司是秘書的主要工作，尤其是對方的真實情況，譬如，對方的法人資格、資信狀況、法定地址、本人身份和經營范圍以及企業(yè)現(xiàn)狀，對這些基本情況事先應予審核或取得旁證。如果對方是外商，這時信息資料最好由我國駐外商業(yè)機構和可靠的外國商社或外國朋友提供，也可由外商提供，不過要判斷其是否可靠。
還有談判對方負責人的個人情況，如年齡、學歷、資歷、個性、愛好、風俗習慣、價值觀念等。
商務談判的成敗，談判者地位的強弱，往往取決于其中一方對信息資料的掌握程度。掌握信息資料越多，在談判中越容易駕馭談判的進程。通過這些了解和分析，對雙方在談判中所處的地位，各自最大的需求和讓步的范圍、幅度、談判的時限等等有一個清醒的認識。這樣，在談判中就能做到審時度勢、進退自如。
商務談判的準備：擬定談判方案。
企業(yè)秘書要協(xié)助上司擬定談判方案，并做預演，以保證談判有條不紊地進行。
一是確定談判班子。
選擇適當的成員組成談判班子，是談判能否成功的關鍵。談判班子一般以三四人為宜，上司領軍，他既是導演又是主演。其他助手包括秘書則是配角，以各自的專業(yè)經驗協(xié)助上司談判。
二是確定談判時間。
談判于何時舉行、何時結束，很有講究，有時候甚至會影響談判的過程和結果。談判必須等候合適時機，否則難以達到預期目標。除此之外，要避免在上司或其他重要談判成員身體不適、過度疲勞、精神心情不佳時安排談判。
另外還要尊重對方，在征求對方意見的基礎上，選擇雙方都認可的時間舉行談判。
三是確定談判地點。
一般來說，選擇談判地點，以自己越熟悉的環(huán)境越好，因為每個人都天生具有領域感，在自己所熟悉的環(huán)境里，能得心應手地發(fā)揮自己的睿智與口才，而且容易說服對方。
談判環(huán)境不僅是指談判的地點，而且還包括談判時的氣氛和情緒。談判環(huán)境的優(yōu)劣會對談判產生嚴重影響。在舒適明亮、色彩悅目的房間里，人們容易心平氣和、思維清晰，便于傾聽和理解對方的意愿和要求，作出恰當的反應。反之，人就會煩躁不安，思維呆滯，情緒惡劣。
四是確定談判主題。
五是確定談判事項日程表。
設計方案時，要對對方可能提出的方案作預測，并提出自己應對的方案。只有這樣，對手提出方案時，才能應付自如。談判方案應盡量切實可行，并且留有現(xiàn)場發(fā)揮和見機行事或者必要調整的空間。
所有成員都應諳熟談判方案，爭取達到最理想的效果。還要絕對保守談判方案的秘密，否則將會造成談判的失敗。
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