有效改善組織溝通的方法

2024-07-16 好文

　　組織溝通是人力資源管理中最為基礎和核心的環(huán)節(jié)，它關系到組織目標的實現和組織文化的塑造。目前我國大多企業(yè)在組織溝通領域的確存在許多問題。雖然有些問題所導致的不良現象已有所反映，但是企業(yè)的管理者們卻不能正確認識問題的起源和本質。所以，重視組織溝通、采取有效措施改善組織溝通是實現組織目標的關鍵。下面是小編整理的有效改善組織溝通的方法，歡迎大家閱讀。

　　改善組織溝通的意義

　　組織溝通是管理中極為重要的部分。管理與被管理者之間有效溝通是任何管理藝術的精髓。美國著名未來學家奈斯比特曾指出：“未來競爭是管理的競爭，競爭的焦點在于每個社會組織內部成員之間及其外部組織的有效溝通上�！�

　　組織是按一定規(guī)則和程序為實現其共同目標而結集的群體，組織目標的實現與否取決于組織溝通是否暢通，有效的組織溝通有利于信息在組織內部的充分流動和共享，可以提高組織的工作效率，增強組織決策的科學、合理性。另外行為科學理論告訴我們，組織成員并不是單純的物質利益追求者，他們同時還有精神層次的需求。比如說對組織（企業(yè)）的歸屬感、榮譽感和參與感，而這一切也都是借助于有效的組織溝通得以實現的。因為只有有效的組織溝通，組織成員的意見、建議才能得到充分的重視；只有有效的組織溝通，組織成員的工作成績才能得到應有的評價和認可。從企業(yè)文化看來，企業(yè)文化是企業(yè)員工所共有的企業(yè)核心價值觀，屬意識范疇。企業(yè)文化的形成有賴于組織成員之間的良好溝通以達成最后價值觀的認同。所以說，組織溝通是一切企業(yè)管理行為的靈魂。

　　談起“組織溝通”，在任何一版《管理學原理》中必然有所涉及。其重要性自然可見。但似乎很多企業(yè)管理人員對此并沒有很大興趣，因為他們認為:溝通并不是很難的事，我們每天不都在企業(yè)內外部進行著各種各樣的溝通嗎？的確，我們無時無刻都在溝通，正如我們呼吸空氣一樣自然�？墒�，我們組織溝通的進行并不是很有效、完善以及充分。結果就出現了許多信息扭曲，組織內部充滿謠言蜚語;上下級關系不和諧,同事之間相互猜忌，上層決策得不到充分地執(zhí)行等不良情況。這些對于組織（企業(yè)）來說，都是組織發(fā)展的隱患問題。如何有效地改善組織溝通以避免或減少這些問題的出現呢？這是一個在當今信息社會背景下組織（企業(yè)）領導者和管理人員都值得重新審視和重視的問題。

　　影響組織溝通的因素

　　組織溝通是企業(yè)最為常見的管理行為。從其行為構成要素來看，它包括溝通背景、溝通發(fā)起者、溝通編譯碼、溝通渠道、溝通干擾、溝通接受者和溝通反饋。上述諸要素的科學合理配置、選擇與否對組織溝通的效果都有不同程度的影響。

　　同時任何組織的溝通總是在一定背景下進行的，受到組織文化類型的影響。企業(yè)的行為文化直接決定著員工的行為特征、溝通方式、溝通風格，而企業(yè)的物質文化則決定著企業(yè)的溝通技術狀況、溝通媒介和溝通渠道。

　　正如世界著名的GE公司，它的企業(yè)文化突出“以人為本”的經營哲學，鼓勵個人創(chuàng)造力的展現，并充分重視和強調個人，尊重個體差異。因此GE的溝通風格是個體取向的，并直言不諱。企業(yè)內部的員工在任何時候都會將自己的新思想和意見毫無掩飾和過濾的反映給上層管理者。而對于公司的管理協(xié)調，GE員工習慣于使用備忘錄、布告等正式溝通渠道來表明自己的看法和觀點。與此同時，前通用CEO杰克·韋爾奇在公司管理溝通領域提出了“無邊界理念”。GE公司“將各個職能部門之間的障礙全部清除，工程、生產、營銷以及其他部門之間的信息能夠自由流通，完全透明.”在這樣一個溝通理念的指引下,GE更為有效地使公司內部信息最大程度上實現了共享。實踐證明:良好的企業(yè)必然具有良好的溝通,而良好的組織溝通必然由其良好的企業(yè)文化所決定。

　　除此之外,“領導者作風”也是影響組織溝通的重要因素.社會心理學家勒溫曾把領導者在領導過程中表現出來的極端工作作風分為三種類型:專制作風、民主作風和放任自流作風．三種不同的領導作風對于組織溝通效果的影響是大不相同的．專制作風的領導者實行的是個人獨裁領導，把權利完全集中于自己手中．他個人獨斷設計工作中的一切，卻很少與組織成員進行溝通，更談不上向組織成員征求決策意見。所以這種領導作風表面上看來雖然是一種極為嚴格的管理，但無法顧及組織成員的精神與情感需求。因而，組織內部彌漫著消極態(tài)度和對抗情緒。從長遠看這種領導作風必將有害于組織的發(fā)展與成長。民主作風的領導則會把部分權力授權給組織成員，并積極提倡組織成員之間相互交流并商討組織事務與決策。同時，還關心他人，尊重他人，鼓勵組織成員提出新意見，好想法。最終達成良好的溝通氛圍，以至在最大程度上調動了組織成員的積極性。而放任自流作風的領導雖也積極倡導組織內部的良好溝通。但缺乏科學的管理，從而使得組織整體工作效率低下，甚至不能有效地完成組織目標。

　　可見，影響組織溝通的因素是方方面面的。無論是溝通行為本身的流程要素，還是組織的領導行為風格或組織文化，都直接對組織溝通產生重要影響。

　　改善組織溝通的途徑

　　目前，國內許多企業(yè)在組織溝通方面確實存在許多問題。一些企業(yè)的內部溝通渠道單一或不完善，缺乏靈活性，進而企業(yè)內部的信息傳遞進程緩慢，嚴重影響了企業(yè)的運作進程和決策效率。而另一些企業(yè)雖溝通渠道較為完善，但信息溝通反饋機制不健全，企業(yè)內部的溝通發(fā)起者根本無從了解信息的傳遞進程和決策的執(zhí)行程度。更有一些企業(yè)組織溝通所存在的問題正是由于它們組織內的溝通者缺乏一定的溝通技能造成的。針對這些實際情況，要有效改善組織溝通應從以下幾方面入手。

　　首先，企業(yè)應重視溝通者自身的溝通技能的提高。

　　提高組織溝通者自身的溝通技能是改善組織溝通的根本途徑.因為溝通者自身就是組織溝通的行為主體，他們的文化知識水平、知識專業(yè)背景、語言表達能力和組織角色認識等因素直接影響（制約）溝通的進行。所以,本文認為目前的企業(yè)應該注重以下幾點：

　　1. 調整溝通心態(tài)。

　　隨著現代社會信息網絡和通訊技術的高速發(fā)展，人與人之間的溝通方式因此也變得多樣、豐富。即使兩個相隔千山萬水他們之間的交流溝通也會相當容易。表面上看來，人們之間的溝通聯絡的確是越來越頻繁了。實際上呢？大多數的溝通已成為一種社會物質利益所驅使的表層化的行為，其效果是可想而知的。“開誠布公”、“推心置腹”、“設身處地”都是悠久的中華文化所積淀的閃光詞匯，或許正是大多數現代企業(yè)溝通者所缺乏的一種溝通心態(tài)。所以，現代企業(yè)的組織溝通者不僅要做好企業(yè)運作的程序化信息溝通，同時也應重視組織成員之間的心靈溝通。

　　2. 學會傾聽。

　　WILLIAM。R。TRACEY曾在《關鍵技能》一書中建議人力資源經理花65%的時間傾聽，25%的時間發(fā)言，余下的10%的時間才用于閱讀和寫作�？梢�,傾聽對于溝通的重要性.可是,在人們長期的傳統(tǒng)思維中,“溝通”是一種富有“動作性”的動感過程。自然而然，“傾聽”這一“靜態(tài)”過程就被許多溝通者忽視了。但傾聽恰恰是溝通行為中的核心過程。因為，傾聽能激發(fā)對方的談話欲，促發(fā)更深層次的溝通。另外，只有善于傾聽，深入探測到對方的心理以及他的語言邏輯思維,才能更好的與之交流，從而達到溝通的目的。所以，一名善于溝通的組織者必定是一位善于傾聽的行動者。

　　3. 注重非言語信息。

　　據有關資料表明，在面對面的溝通過程中，那些來自語言文字的社交意義不會超過35%，換而言之，有65%是以非語言信息傳達的。非言語信息包括溝通者的面部表情、語音語調、目光手勢等身體語言和副語言信息。非言語信息往往比言語信息更能打動人。因此，如果你是組織溝通的信息發(fā)送者，你必須確保你發(fā)出的非語言信息強化語言的作用。如果你是組織溝通的信息接收者，你同樣要密切注視對方的非語言提示，從而全面理解對方的思想、情感。

　　其次，企業(yè)應根據企業(yè)發(fā)展需求有目的的健全組織的溝通渠道。

　　它對組織溝通效率的提高具有重要的決定意義。所以作為一個組織，要充分考慮組織的行業(yè)特點和人員心理結構，結合正式溝通渠道和非正式溝通渠道的優(yōu)缺點，設計一套包含正式溝通和非正式溝通的溝通通道，以使組織內各種需求的溝通都能夠準確及時而有效的實現。

　　目前，大多數企業(yè)的組織溝通還是停留在指示、匯報和會議這些傳統(tǒng)的溝通方式上。它們不能順應社會經濟的發(fā)展、組織成員心理結構以及需求層次的變化，而采用因人制宜、因時制宜的有效溝通方式。從而使得組織成員的精神需求不能得到充分滿足，譬如：它們自我價值的實現和對組織的歸屬感、集體榮譽感和參與感的滿足。

　　定期的領導見面和不定期的群眾座談會就是一種很好的正式溝通渠道，它也能切實的解決上述存在的問題。領導見面會是讓那些有思想有建議的員工有機會直接與主管領導溝通，一般情況下，是由于員工的意見經過多次正常途徑的溝通仍未得到有效回復。群眾座談會則是在管理者覺得有必要獲得第一手的關于員工真實思想、情感時，而又擔心通過中間渠道會使信息失真而采取的一種領導與員工直接溝通的方法。與領導見面會相比，群眾座談會是由上而下發(fā)起的，上級領導是溝通的主動方，而領導見面會則是應下層的要求而進行的溝通。至于具體形式的采用，還是應根據組織的實際情況來決定。

　　在非正式溝通渠道方面，大多企業(yè)也同樣存在著類似的問題。它們不是利用現有的資源、技術條件及時有效的對溝通渠道進行改進和完善。從而使得一些非正式渠道顯得過于呆板和陳舊，同時也不易控制。現代企業(yè)近年來采用的郊游、聯誼會、聚會等形式未嘗不是非正式溝通的良好方式。這些渠道既能充分發(fā)揮非正式溝通的優(yōu)點，又因它們都屬于一種有計劃、有組織的活動而能夠易于被組織領導者控制，從而大大減少了信息失真和扭曲的可能性。

　　同時隨著社會科學技術的進步，電子網絡技術也已被引介于組織的溝通領域。這正是組織溝通領域的變革和飛躍。電子網絡因其快速、準確的特點，極大地提高了組織溝通的效率。另外，網絡也因其“虛擬性”――這一特點，為非正式溝通提供了良好的溝通平臺。

　　一些企業(yè)和組織相繼都在自己的網站設立了論壇、BBS公告等多種非正式的溝通渠道。在這些渠道當中，組織成員的溝通一般是在身份隱蔽的前提下進行的。所以，這些溝通信息能夠較為真實的反映組織成員的一些思想情感和想法。對于組織領導者來說，掌握了解這些信息資料對他們日后的管理溝通也是大有裨益的。

　　再次，企業(yè)還應注重組織溝通反饋機制的建立。沒有反饋的溝通不是一個完整的溝通，完整的溝通必然具備完善的反饋機制。否則，溝通的效果會大大降低。但是目前很多組織卻沒有重視到溝通反饋的作用，所以這應該引起組織溝通者的重視。

　　反饋機制的建立首先應從信息發(fā)送者入手。信息發(fā)送者在傳遞信息后應該通過提問以及鼓勵接收者積極反饋來取得反饋信息。另外，信息傳送者也應仔細觀察對方的反應或行動以間接獲取反饋信息。因為反饋可以是有意的，也可以是無意的。所以，信息接受者不自覺流露出的震驚、興奮等表情，都是反饋信息的重要組成部分。作為信息接受者，在溝通反饋中實際上處于主體地位。但他們往往會因為信息發(fā)送者（通常是上級管理者）的權力威懾，而不能客觀準確的做出信息反饋。這就需要接受者端正溝通心態(tài)，以實事求是的態(tài)度對待信息溝通尤其是信息反饋。信息發(fā)送者也應積極接受接收者的反饋信息，使得組織溝通成為真正意義上的雙向溝通。

　　最后，企業(yè)要注重組織溝通環(huán)境的改善。不難理解，組織溝通總是在一定環(huán)境下進行的，溝通的環(huán)境是影響組織溝通的一個重要因素。這種環(huán)境包括組織的整體狀況，組織中人際關系的和諧程度，組織文化氛圍和民主氣氛、領導者的行為風格等。

　　組織中和諧的人際關系是優(yōu)化溝通環(huán)境的前提。平時組織領導者可以多開展一些群體活動（球賽、觀看演出、聚餐等），鼓勵工作中員工之間的相互交流、協(xié)作，強化組織成員的團隊協(xié)作意識。這些措施一定程度上都能起到促進人際關系和諧的作用。另外，組織成員之間也應相互尊重差異，促進相互理解，在此前提下的人際溝通也將會更有效的改善人際關系。

　　組織中民主的文化氛圍和科學的領導者作風是良好的溝通環(huán)境的核心要素。所以，組織者應致力于營造一種民主的組織氛圍，組織領導者也應適當的改善自己領導風格和水平。在這個方面，美國企業(yè)的一些做法是值得推崇的。在這些企業(yè)管理人員辦公室的門總是敞開的，隨時歡迎下屬來溝通情況，交換想法。同時他們還在組織內部設立了獎勵基金，獎勵那些善于提出自己的想法和意見并有利于組織發(fā)展的成員。與此同時，在領導方式上，他們善于充分發(fā)揮管理者非權力性影響力的作用，憑借自身的人格魅力去領導人，而不是權力去領導人。并且他們善于和組織成員進行私人性的溝通，準確、全面地了解組織成員的思想感情，為組織的管理溝通打好了良好的基礎。

　　擴展：有效溝通的方法：十個溝通技巧

　　1、不要三心二意。

　　專注當下。不僅僅是放下手機、電腦、而是進入到談話的情景當中去。如果你想退出談話就退出，不要身在曹營心在漢。

　　2、不要好為人師。

　　準備好在談話中學習。如果你想在一場談話中發(fā)表的言論，別人不反對、不討論等，你就寫博客去。著名的治療師M斯科特派克（《少有人走過的路》作者）說過：真正的傾聽是需要把自己放在一邊，這意味著，你要把自己的觀點放在一邊。

　　3、使用開放性的問題。

　　學習記者采訪方式，以who，where，when，hwo，what開始。如果你問一個復雜的問題，也許會得到一個簡單的回答。如：你當時恐懼嗎答：是的。讓對方去描述，如：那是什么樣子的你感覺如何

　　4、順其自然。

　　不要固定在自己的計劃和念頭上，想法會在有頭腦中出現，你需要把它表達出來。

　　5、如果你不知道，就說你不知道。

　　謹慎發(fā)言，要為談話負責。

　　6、不要把自己的經歷和他人比較。