1、養(yǎng)成隨時記錄的習(xí)慣——在你的辦公桌上，應(yīng)時時放有電話記錄用的紙和鉛筆。一手拿話筒，一手拿筆，以便能隨時記錄。
2、報出本人的姓名和單位名稱——說：“你好！我是某某公司的某某某。請問某先生在嗎？”如果是秘書接的，等本人來接時，還需再報一次姓名和單位。為使對方能聽清楚，說話節(jié)奏應(yīng)比交談時稍慢些。
即使是經(jīng)常通話的人，也不可省去自報姓名這一道手續(xù)。不應(yīng)想當(dāng)然地認(rèn)為對方定能聽出自己的聲音，以致對方在接電話時還得分神猜想是誰打來的電話。
報名字時也不可只說“我是小李”，因為天下姓李的不知有多少。所以在自報家門時應(yīng)報出全名。這實際上是一種自我推銷的方式，可以使對方加深對你的印象。
3、確定對方是否具有合適的通話時間——當(dāng)你給他人打電話時，他們也許正忙于自己的某一事情。你應(yīng)當(dāng)表明自己尊重他們的時間，并給他們足夠的時間作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。你可以在開始講話時向?qū)Ψ絾栆幌拢?/p>
“您現(xiàn)在接電話方便嗎？”
“您現(xiàn)在忙嗎？”
“您現(xiàn)在有時間同我談話嗎？”
“這個時候給您打電話合適嗎？”
“您能抽出點兒時間聽聽我的話嗎？”等等
如果你想定期和對方進行這種討論，應(yīng)征詢對方定在哪一天、哪一個鐘點更為方便。這樣做，既是為了使對方能定下來心來與你從容討論，同時也是個風(fēng)度問題。在別人正忙時去電話打擾是不禮貌的行為。
在電話中要說明打電話的目的以及需要多長時間。應(yīng)實事求是，既不可多報，也不能少說。明確需占用一刻鐘，切不可只說：“可以占用你幾分鐘時間嗎？”應(yīng)該說：“王總，我想和你談?wù)劮峙浞桨傅氖乱耍蟾判枰豢嚏姟，F(xiàn)在就談你方不方便？”
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