隨著會(huì)計(jì)電算化的普及和廣泛運(yùn)用，更多的潛在風(fēng)險(xiǎn)會(huì)有所暴露，這就要求我們要注重會(huì)計(jì)電算化軟件的開(kāi)發(fā)和人才的培養(yǎng)并加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)。
一、注意正確選用電算化軟件
采購(gòu)軟件是會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)建立的重要環(huán)節(jié)。目前的配置方法主要有開(kāi)發(fā)和購(gòu)買(mǎi)兩種。采用開(kāi)發(fā)方式取得軟件時(shí)，不管是自行開(kāi)發(fā)、委托開(kāi)發(fā)還是聯(lián)合開(kāi)發(fā)，大多數(shù)采用生命周期法(劃分為系統(tǒng)可行性分析、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、程序設(shè)計(jì)、系統(tǒng)測(cè)試、系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)六個(gè)階段)。由于這種方法在時(shí)間、技術(shù)力量和資金投入等各方面要求非常髙,一般用戶很難實(shí)現(xiàn)。
目前市場(chǎng)上成熟財(cái)務(wù)軟件雖然種類繁多,但采用直接購(gòu)買(mǎi)方式較為合適。會(huì)計(jì)電算化軟件從應(yīng)用上講可分為兩類，一類是傳統(tǒng)財(cái)務(wù)軟件;一類是企業(yè)級(jí)財(cái)務(wù)軟件。傳統(tǒng)財(cái)務(wù)軟件是站在財(cái)會(huì)部門(mén)角度設(shè)計(jì)的軟件，一切以財(cái)會(huì)部門(mén)為中心、,僅滿足財(cái)務(wù)管理需要,不考慮和其它職能部門(mén)的銜接，不對(duì)其它部門(mén)的業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。這類軟件大多基于Windows平臺(tái)開(kāi)發(fā)，采用Access、Foxpro等小型數(shù)據(jù)庫(kù)。而企業(yè)級(jí)財(cái)務(wù)軟件則是站在整個(gè)企業(yè)管理的角度上設(shè)計(jì)的財(cái)務(wù)軟件，它以資金流的形式反映企業(yè)的管理過(guò)程,充分考慮和企業(yè)其它職能部門(mén)的銜接，是整個(gè)企業(yè)管理系統(tǒng)中不可分割的一部分。這類軟件基于C/S三層結(jié)構(gòu)開(kāi)發(fā)，采用SQLServer、Oracle等大型數(shù)據(jù)庫(kù)，面向大中型企業(yè)和集團(tuán)公司的應(yīng)用，在測(cè)量數(shù)據(jù)處理、遠(yuǎn)程應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)并發(fā)控制、安全性等方面有無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。
從應(yīng)用環(huán)境上講，財(cái)務(wù)軟件可分為單機(jī)版和網(wǎng)絡(luò)版。與單機(jī)版相比，網(wǎng)絡(luò)版能同時(shí)多人輸入憑證,能邊輸入憑證邊查詢打印以往的曰記賬、明細(xì)賬、總賬、報(bào)表;能邊輸出賬簿邊編制報(bào)表;能邊輸出賬簿邊銀行對(duì)賬、往來(lái)銷賬;能多人同時(shí)輸出同一或不同的賬、表;數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在專用服務(wù)器上,安全性、可靠性比單機(jī)工作站髙;支持遠(yuǎn)程通信等。
由于工作站價(jià)格的降低和局域網(wǎng)技術(shù)的成熟，對(duì)大中型企業(yè)和公司來(lái)講,選擇企業(yè)級(jí)的網(wǎng)絡(luò)版軟件，是明智的選擇，即網(wǎng)絡(luò)時(shí)代使用網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)軟件。對(duì)小型企業(yè)和公司，由于業(yè)務(wù)量相對(duì)較小，可選擇單機(jī)版的電算化軟件。
二、做好操作人員的分工和控制
授權(quán)、批準(zhǔn)控制是一種常見(jiàn)的、基礎(chǔ)的內(nèi)部控制。在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,對(duì)于一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過(guò)某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章。但隨著會(huì)計(jì)電算化的超速發(fā)展，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)也應(yīng)作相應(yīng)的調(diào)整，如人員崗位責(zé)任制:人員崗位包括基本會(huì)計(jì)崗位和電算化崗位。其中,基本會(huì)計(jì)崗位為會(huì)計(jì)主管、出納、核算、稽核和檔案人員等,而電算化會(huì)計(jì)崗位則是操作員、維護(hù)人員、直接管理人員和會(huì)計(jì)軟件人員，以上兩種工作人員之間不得兼任。還要明確軟件開(kāi)發(fā)人員、維護(hù)人員不能兼任搡作員。并建立各崗位人員的崗位責(zé)任制度,且分工科學(xué),責(zé)任明確,各崗位都要得到一定的授權(quán)，并用密碼控制。防止非法操作、越權(quán)操作。這樣人員互相制約和內(nèi)部牽動(dòng)，從而加大了出現(xiàn)錯(cuò)誤和舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。
三、注意初始化設(shè)置工作
建賬、人員分工、設(shè)置科目代碼、裝入初始余額、憑證類型設(shè)置等是初始化工作的五個(gè)重要步驟，通常由會(huì)計(jì)主管完成。該工作一定要耐<、細(xì)致,考慮周全，不可草率進(jìn)行。如科目的設(shè)置、往來(lái)賬的設(shè)置、期初余額的準(zhǔn)備工作都要亊先做好,然后開(kāi)始初始化工作。因?yàn)樵陔娝慊瘯?huì)計(jì)中,電子計(jì)算機(jī)輸出的數(shù)據(jù)是在程序控制之下,對(duì)輸入的數(shù)據(jù)源自動(dòng)進(jìn)行加工處理，并儲(chǔ)存在磁盤(pán)、光盤(pán)上。所有記賬、分析及編制會(huì)計(jì)報(bào)表等工作均在計(jì)算機(jī)程序的控制下自動(dòng)進(jìn)行。然而,電腦中的原始數(shù)據(jù)必須由人工亊先進(jìn)行審核和輸入計(jì)算機(jī),一旦原始數(shù)據(jù)在輸入中發(fā)生錯(cuò)誤,計(jì)算機(jī)無(wú)法識(shí)別，只會(huì)將錯(cuò)就錯(cuò)地進(jìn)行各種計(jì)算工作。因而自動(dòng)處理數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,完全依賴于原始數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性，正因?yàn)闀?huì)計(jì)電算化的這一固有弱點(diǎn),所以對(duì)內(nèi)部控制提出了一些新的具體要求：一切數(shù)據(jù)的處理方法和過(guò)程都必須規(guī)范化,并保持準(zhǔn)確性和相對(duì)的穩(wěn)定性,這樣才能保證會(huì)it信息質(zhì)量的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。
四、加強(qiáng)電算化內(nèi)部審計(jì)
內(nèi)部審計(jì)既是內(nèi)部控制系統(tǒng)中的一個(gè)重要分支，又是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)的重要手段,內(nèi)審制度的完善是健全內(nèi)部控制制度的重要內(nèi)容。在會(huì)計(jì)電算化中，由于是“人機(jī)”對(duì)話的特殊形態(tài)，因而對(duì)內(nèi)部審計(jì)提出了更高、更嚴(yán)格的要求。審計(jì)人員通過(guò)開(kāi)展計(jì)算機(jī)的亊前、亊中、亊后審計(jì)，對(duì)系統(tǒng)的處理實(shí)施有效的監(jiān)督,保證計(jì)算機(jī)運(yùn)行操作的準(zhǔn)確性、可靠性。
五、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理
會(huì)計(jì)檔案管理不僅包括憑證的編號(hào)、微機(jī)的錄入、資料的傳遞、資料的保管等過(guò)程的管理，還涉及人的管理。因此,要建立嚴(yán)格的檔案借閱制度。重要會(huì)計(jì)檔案必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。對(duì)輸出的以磁性介質(zhì)保存的.會(huì)計(jì)檔案，要實(shí)行雙備份,并由專人分開(kāi)保管。對(duì)儲(chǔ)存數(shù)據(jù)的各種磁盤(pán)或光盤(pán)做好必要的標(biāo)號(hào)。文件的修改、更新等操作都應(yīng)附有修改通知書(shū)、更新通知書(shū)等書(shū)面授權(quán)證明，對(duì)整個(gè)修改更新.過(guò)程都應(yīng)做好登記。電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)應(yīng)具有必要的自動(dòng)記錄能力，以便業(yè)務(wù)人員或?qū)徲?jì)人員查詢或跟蹤檢查。要定期對(duì)備份的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查,必要時(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)存等。只有這樣,才能在企業(yè)內(nèi)部形成一套會(huì)計(jì)檔案的全面管理制度。
六、加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制
信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化面臨的最突出的問(wèn)題就是安全問(wèn)題,要避免由于外部環(huán)塊因素導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行錯(cuò)誤的不安全隱患。加強(qiáng)安全控制主要應(yīng)從技術(shù)和制度兩方面進(jìn)行控制。主要控制措施包括:訂立內(nèi)部操作制度,禁止非電腦操作人員操作公司電腦；設(shè)置操作權(quán)限限制,操作人員身份的密碼控制;數(shù)據(jù)存貯和處理相隔離;堅(jiān)持“AB備份法”進(jìn)行資料的備份,備份應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制，防止磁性介質(zhì)意外破壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失。設(shè)置接觸與操作的日志控制;機(jī)房環(huán)境保護(hù),保護(hù)性設(shè)備配備，以及安全供電系統(tǒng)的安裝。例如計(jì)算機(jī)機(jī)房應(yīng)采用單獨(dú)專門(mén)供電系統(tǒng),并且不定期檢查電源、接地線的安全等措施，以保證機(jī)房環(huán)境安全；加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)通信過(guò)程的保護(hù)和計(jì)算機(jī)病毒的防護(hù)等。
七、重視"復(fù)合型”財(cái)務(wù)人員的培養(yǎng)
要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和會(huì)計(jì)知識(shí),制定科學(xué)的會(huì)計(jì)綜合體系和會(huì)計(jì)電算化軟件發(fā)展規(guī)劃，選拔優(yōu)秀的計(jì)算機(jī)人才,開(kāi)發(fā)適合行業(yè)內(nèi)部需要的會(huì)計(jì)電算化軟件,向大規(guī)模數(shù)值計(jì)算的專用軟件、面向問(wèn)題和過(guò)程分析及判斷推理的高層次軟件綜合開(kāi)發(fā)階段邁進(jìn)。建立一套完善的計(jì)算機(jī)輔助管理專家系統(tǒng)和智能系統(tǒng)，使計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)管理工作中的應(yīng)用向更廣泛更深層次發(fā)展，實(shí)現(xiàn)單位自己的智能化信息與專家系統(tǒng)的會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的新路子。會(huì)計(jì)電算化工作的關(guān)鍵是應(yīng)用。經(jīng)常參加計(jì)算機(jī)技術(shù)展示會(huì)和計(jì)算機(jī)培訓(xùn)班,全面了解科技信息和開(kāi)發(fā)信息資源的重要性,提高對(duì)計(jì)算機(jī)的感性和理性認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)的先進(jìn)性、可靠性及在管理工作中所起到的重要作用。把計(jì)算機(jī)同現(xiàn)代化的管理科學(xué)融合在一起，開(kāi)發(fā)出經(jīng)濟(jì)實(shí)用的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)和更高水平的計(jì)算機(jī)處理系統(tǒng),及培養(yǎng)出大批能從亊會(huì)計(jì)電算化工作的復(fù)合型人才,才能規(guī)避會(huì)計(jì)電算化工作中的各種風(fēng)險(xiǎn)。
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