現(xiàn)實(shí)環(huán)境中，我們?cè)诖颂幨轮g，常會(huì)根據(jù)對(duì)方的言行談吐、用字遣辭來(lái)衡量評(píng)估，并推敲其所要傳達(dá)給我們的訊息。相對(duì)地，自己也會(huì)因應(yīng)不同的場(chǎng)合、對(duì)象來(lái)表現(xiàn)自己的意見(jiàn)與想法。
在使用Email時(shí)，基本上也是如此，唯一的不同就是只能透過(guò)文字來(lái)傳達(dá)感受，我們無(wú)法看到對(duì)方的肢體語(yǔ)言、聲調(diào)、表情，因此在文字上的表達(dá)就更顯得重要。通常在撰寫(xiě)寄發(fā)Email時(shí)，有以下幾點(diǎn)需要特別注意的：
1.內(nèi)容簡(jiǎn)單明了 大多數(shù)的人在看郵件時(shí)，都不太有耐心，而且也沒(méi)有太多的時(shí)間，所以所要表達(dá)的內(nèi)容，盡量簡(jiǎn)單扼要、條理分明，避免長(zhǎng)篇大論。并善用郵件主旨(Subject)，將主題于主旨內(nèi)簡(jiǎn)要說(shuō)明，最好不要超過(guò)15個(gè)字，更易讓對(duì)方一目了然。
2.語(yǔ)意清楚： 寫(xiě)信是一門藝術(shù)。所謂戲法人人會(huì)變，只是各有巧妙不同。無(wú)論如何，字句的段落分明、語(yǔ)意的清楚連貫，避免跳躍性的思考，以免對(duì)方產(chǎn)生誤解或摸不找頭緒。
3.避免情緒化用詞： 建議在情緒不好時(shí)不要寫(xiě)信，此時(shí)的語(yǔ)意的表達(dá)上可能會(huì)較激烈，可能會(huì)對(duì)雙方關(guān)系造成傷害。建議等心情較平靜的時(shí)候，再來(lái)寫(xiě)信，可能會(huì)比較好點(diǎn)。另外，因?yàn)槊總�(gè)人的背景不同，對(duì)于文字表達(dá)上的認(rèn)知也會(huì)有所不同。所以在文字的'使用上，可能需要小心斟酌。
4.適當(dāng)?shù)囊裕?在信件往返之間，保留適當(dāng)?shù)囊�，有助于提醒收信人上一次雙方談話的內(nèi)容。但若引言太多太長(zhǎng)的話，則可能會(huì)造成對(duì)方的困擾。
5.記得署名： 對(duì)不同的收信對(duì)象，可能會(huì)有不同的署名。但無(wú)論如何，在信件最后署名，以表示對(duì)對(duì)方的尊重。
6.文法/錯(cuò)別字檢查： 在郵件寄出前，最好自己從頭到尾先檢查一遍。有沒(méi)有文法錯(cuò)誤、語(yǔ)意不通或是錯(cuò)別字的地方。尤其是寫(xiě)給上司和客戶的郵件，更要特別注意。 以上，是一般我們寫(xiě)信時(shí)的大原則，另外還有Send To/Copy To/BCC等字段也是要特別注意！
總之，Email也是給別人的第一印象，若表現(xiàn)的好，可以有加分的效果；若沒(méi)有把握好，可是會(huì)讓對(duì)方打折扣的喔！
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