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商務(wù)接聽電話的基本禮儀

2021-06-11 禮儀常識

  電話鈴聲響起三聲之內(nèi),應(yīng)立即接起電話。

  在商務(wù)交往中,接電話時(shí)所講的第一句話應(yīng)是問候語加上單位名稱:“您好�。尽�。

  接電話時(shí)不允許出現(xiàn)"喂,喂"或者"你找誰?"等非商務(wù)用語。特別不允許一開口就毫不客氣地查問對方"你找誰","你是誰","你是哪兒",或者"你有什么事?"

  通話中不得對著話筒打哈欠、吃東西,也不要同時(shí)與他人閑聊。結(jié)束通話時(shí),應(yīng)認(rèn)真道別。而且要恭候?qū)Ψ较确畔码娫挕?/p>

  遇上不相識的人打起電話沒完,非得讓其"適可而止"時(shí),說得應(yīng)當(dāng)委婉、含蓄,不要讓對方難堪。比如,不宜說"你說完了沒有?我還有別的事呢。",而應(yīng)當(dāng)講"好吧,我不占用您的時(shí)間了"。

  接電話時(shí),被找的人如果就在身邊,應(yīng)告訴打電話者:"請稍等",然后立即轉(zhuǎn)交(轉(zhuǎn)接)電話。如果對方認(rèn)錯(cuò)了人,應(yīng)馬上告之,不得將錯(cuò)就錯(cuò),亂開玩笑,更不得因懶于轉(zhuǎn)告而隨意向?qū)Ψ秸f"人不在",或大聲喊叫"某人找某某人"。

  倘若被找的人外出或在洗手間,應(yīng)回答"他暫時(shí)不在座位上,如果需要轉(zhuǎn)告請留下您的電話"。

  如果找領(lǐng)導(dǎo),領(lǐng)導(dǎo)不在,不可隨意報(bào)出領(lǐng)導(dǎo)在哪,切不可說"他在總經(jīng)理處"或"他到某某公司去了"。

  代接電話時(shí),對方如有留言,應(yīng)當(dāng)場用紙筆記錄。之后復(fù)述一遍,以免有誤。并告訴對方會(huì)及時(shí)轉(zhuǎn)告。例如:"我再重復(fù)一遍,您看對不對……。好的,等他回來我立即轉(zhuǎn)告他。"

  代接電話的留言最好用N次貼記錄,然后貼到相關(guān)人員的`桌子或者電腦旁,以免遺忘造成失誤。

  對不指明的電話,判斷自己不能處理時(shí),可坦白告訴對方,并馬上將電話交給能夠處理的人。在轉(zhuǎn)交前,應(yīng)先把對方所談內(nèi)容簡明扼要告訴接收人。

  如果分機(jī)轉(zhuǎn)接出錯(cuò),應(yīng)告知對方:"抱歉,×××不是這個(gè)號碼,他(她)的分機(jī)號碼是**,我先幫您轉(zhuǎn)接,如果沒轉(zhuǎn)過去請您再重新?lián)?*號碼,請稍等。"然后迅速將電話轉(zhuǎn)接到正確的分機(jī)上。

  如果遇到對方撥錯(cuò)號碼時(shí),不可大聲怒斥,或用力掛斷電話,應(yīng)禮貌告知對方。如果是自己撥錯(cuò)了號碼,應(yīng)馬上向?qū)Ψ奖硎厩敢狻?/p>

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  在商務(wù)交往中,接電話時(shí)所講的第一句話應(yīng)是問候語加上單位名稱:“您好�。尽�。

  接電話時(shí)不允許出現(xiàn)"喂,喂"或者"你找誰?"等非商務(wù)用語。特別不允許一開口就毫不客氣地查問對方"你找誰","你是誰","你是哪兒",或者"你有什么事?"

  通話中不得對著話筒打哈欠、吃東西,也不要同時(shí)與他人閑聊。結(jié)束通話時(shí),應(yīng)認(rèn)真道別。而且要恭候?qū)Ψ较确畔码娫挕?/p>

  遇上不相識的人打起電話沒完,非得讓其"適可而止"時(shí),說得應(yīng)當(dāng)委婉、含蓄,不要讓對方難堪。比如,不宜說"你說完了沒有?我還有別的事呢。",而應(yīng)當(dāng)講"好吧,我不占用您的時(shí)間了"。

  接電話時(shí),被找的人如果就在身邊,應(yīng)告訴打電話者:"請稍等",然后立即轉(zhuǎn)交(轉(zhuǎn)接)電話。如果對方認(rèn)錯(cuò)了人,應(yīng)馬上告之,不得將錯(cuò)就錯(cuò),亂開玩笑,更不得因懶于轉(zhuǎn)告而隨意向?qū)Ψ秸f"人不在",或大聲喊叫"某人找某某人"。

  倘若被找的人外出或在洗手間,應(yīng)回答"他暫時(shí)不在座位上,如果需要轉(zhuǎn)告請留下您的電話"。

  如果找領(lǐng)導(dǎo),領(lǐng)導(dǎo)不在,不可隨意報(bào)出領(lǐng)導(dǎo)在哪,切不可說"他在總經(jīng)理處"或"他到某某公司去了"。

  代接電話時(shí),對方如有留言,應(yīng)當(dāng)場用紙筆記錄。之后復(fù)述一遍,以免有誤。并告訴對方會(huì)及時(shí)轉(zhuǎn)告。例如:"我再重復(fù)一遍,您看對不對……。好的,等他回來我立即轉(zhuǎn)告他。"

  代接電話的留言最好用N次貼記錄,然后貼到相關(guān)人員的`桌子或者電腦旁,以免遺忘造成失誤。

  對不指明的電話,判斷自己不能處理時(shí),可坦白告訴對方,并馬上將電話交給能夠處理的人。在轉(zhuǎn)交前,應(yīng)先把對方所談內(nèi)容簡明扼要告訴接收人。

  如果分機(jī)轉(zhuǎn)接出錯(cuò),應(yīng)告知對方:"抱歉,×××不是這個(gè)號碼,他(她)的分機(jī)號碼是**,我先幫您轉(zhuǎn)接,如果沒轉(zhuǎn)過去請您再重新?lián)?*號碼,請稍等。"然后迅速將電話轉(zhuǎn)接到正確的分機(jī)上。

  如果遇到對方撥錯(cuò)號碼時(shí),不可大聲怒斥,或用力掛斷電話,應(yīng)禮貌告知對方。如果是自己撥錯(cuò)了號碼,應(yīng)馬上向?qū)Ψ奖硎厩敢狻?/p>