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接電話的基本禮儀有哪些

2021-06-12 禮儀常識

  接電話要及時

  電話鈴響之后,一定要在三聲鈴響之內(nèi)拿到聽筒,否則會有怠慢客人之嫌。如果一時騰不出空來,讓電話響了四聲以上,拿起電話后應向?qū)Ψ降狼福骸皩Σ黄穑屇玫攘。”然后不要等著人家問什么說什么,首先應報單位名稱及所屬部門。

  如果你另有電話要去接,要事先告訴他,不要讓他在電話那邊等待時間過長,一般要在15秒中之內(nèi)對擱置的電話有所回應,表明你時刻關注著對方。

  接電話要注意聲音語調(diào)

  在接電話的時候,由于你的姿態(tài)、笑容、表情對方完全看不見,因此,你的善意,友好,完全依靠你的語言和聲調(diào)來表達。在平時,你講話的聲調(diào)不太好,你對語言不大講究,別人還可以看見你的態(tài)度舉止和你的面部表情。

  但在通話時,一切只能依靠聲音來表達。所以你必須很小心的控制你的聲調(diào),讓你的聲調(diào)能夠溫暖、親切的、舒適的、悅耳的傳達出你的友好,同時,你的`口齒也要清晰的傳達出你談話的內(nèi)容。

  請注意,你的口要正對著話筒,口唇離開話筒大約半寸,音量不要太大或太小,咬字要清楚,說話速度要比平時略慢,必要時把重要的話重復兩次,提到時間、地點、數(shù)目時一定要交代的非常仔細。

  接電話要面帶微笑

  微笑不只表示自己的心情好壞與否,那種親切明確的快樂會感染身邊的每一個人。所以工作的時候不要把自己的不良情緒帶給大家,即使生活中有很多的不如意,還是要以一個樂觀的心態(tài)去面對,把快樂帶給身邊的每一個人。

  接電話的時候也是一樣,即使對方看不到你的表情,但是愉悅的笑容會使聲音自然、輕快、悅耳,可以留給對方很好的印象。由于臉部表情可以影響聲音的變化,所以在通電話時也要抱著對方正在看著自己的心態(tài)去應對。

  禮貌接聽打給別人的電話

  如果你接到了打給周先生的電話,你可以這樣說:

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  小王:早上好,銷售部,我是小王。

  客戶:周先生在嗎?

  小王:您找周先生是嗎?

  如果周先生在你身邊,你可以大聲一點,讓旁邊的他聽到,迅速作出反應,要是周先生愿意接聽,就說請稍等,若是周先生不愿意接聽,你可以說:“對不起,他剛走開,請問您是哪位?”對方此時留言,你可大聲重復一遍,讓周先生決定是否接聽,如果周先生又愿意接聽了,你還可以說:“請稍等,他回來了。”這是個既能表現(xiàn)自己的禮貌,又能幫同事避免尷尬的好方法。

  接到打錯的電話要保持禮儀

  萬一對方撥錯了電話或電話串了線,也要保持禮儀風度,切勿發(fā)脾氣耍態(tài)度。確認對方撥錯了電話,應先自報一下“家門”,然后再告之電話撥錯了。對方如果道了歉,不要忘了以“沒關系”去應對,而不要教訓人家“下次長好眼睛”“看仔細了”。

  如果有可能,不妨問一問對方,是否需要幫助他查一下正確的電話號碼。真的這樣做了,是借機宣傳了本單位以禮待人的良好印象。

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