郵件禮儀的重要性

2021-04-11 禮儀常識

　　郵件大家都會寫，但是能不能寫好又是另一件事。職場禮儀中的職場郵件禮儀，也是大家必須要掌握的！

　　郵件禮儀的重要性

　　郵件主要功能

　　使所有參與方對于所討論的論題、事實根據和結論，以及達成的共識一目了然，并保持跟進直至工作完成。

　　能準確及時地記錄事項進程、討論內容以及行動細則，并充當了作為每個工作項目歷史檔案的功。

　　充當意見不和、起爭端時的證明。Email能幫人關注于事實而不是感受，或其他個性和工作風格上的差異，并以合理的方式解決意見不和以及爭端。

　　關于郵件擬訂、發(fā)送原則

　　原則：尊重他人時間

　　在職場交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節(jié)省時間。表現在電子郵件方面就是：只把有價值的信息最快、最直接地提供給需要的人。

　　關于郵箱名字

　　如果你不用于職場，不用于商務信函，你的郵箱名字叫阿貓、阿狗、土肥圓、流浪的天使、**-%!~用火星文命名之類的……隨你叫什么都可以!但是用于正式商務交流，就不行。如果沒有公司統一的郵箱，自己的QQ、163等免費郵箱不管是發(fā)工作文件還是投遞簡歷，我建議將郵箱顯示名設置成自己的名字。因為發(fā)送正式商務文件，一定不要讓收件人猜猜你是誰。

　　關于郵件主題

　　發(fā)送郵件要擬訂一個主題，讓收件人看標題就明白你要將說什么內容。當然也便于郵件分類保存后的搜索、查閱。

　　主題如此重要，建議：

　　不要空，也不要空洞。比如，有人投簡歷時要么空起，要么“簡歷”二字，這對收件人來講起不到任何提醒作用;

　　要簡潔，不要很長一段話才能表示，更不要直接把正文寫在主題欄里;

　　要真實反應郵件主題的重要性，不要隨便使用緊急標識;

　　一封郵件一個主題，不要大雜燴;

　　千萬不要出現錯別字;

　　回復郵件太多次時最好修改主題，防止“RE：RE：RE：”這樣疊加蓋樓。

　　關于稱呼和問候

　　郵件的開頭應當稱呼和問候收件人，第一是提醒本郵件是面向他/他們的;第二稱呼和問候能夠體現一個人的修養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)。

　　建議：

　　恰當地稱呼收件人、要拿捏好分寸。如果是中方往來郵件，有職務一般按職務尊稱，如李總、劉經理、王工之類的;如果沒有或不知道的，可以稱呼先生/女士，搞不清楚性別可以稱呼××老師;如果面向多人發(fā)郵件，可以稱呼各位同事、各位領導。如果是西方郵件，按西方商務函電規(guī)矩進行。

　　郵件的開始結尾一般都有問候，簡單來說”你好!“、”您好!“”大家好!“就可以了。提醒您，結尾一般簡單來說用”祝順利、平安、安好，頌商祺之類的就可以。

　　關于郵件正文

　　正文很關鍵，基本要求是簡明扼要、行文通順。

　　根據自己與收件人的`熟絡程度、等級關系，郵件對內還是對外，選擇恰當的語氣和語言，防止造成誤解;

　　用簡單詞匯和句子把要描述的內容敘述清楚、表達清晰，最好不要出現晦澀難懂的語句。

　　如果具體內容確實很多，正文最好只做摘要介紹，單獨寫文件作為附件進行詳細描述。

　　如果必要，正文用序號列表，以示清晰明確;合理利用表格、圖片輔助闡述更加直觀。

　　一封郵件交待完整信息，不要在發(fā)出郵件后又想起事情沒交待完再發(fā)郵件補充，標以更正、補充，容易引人反感。

　　盡量避免錯別字或拼寫錯誤。

　　合理提示重要信息。重要信息要特別提示，但提示切忌沒有重點，更不要滿篇都是紅色、加粗、斜體的提示，恐影響收件人閱讀郵件。

　　選擇合適的字體，不要太大，也不要太小。同時郵件中一般不要使用：)之類的笑臉字符。因為在商務郵件特別是對外郵件中，這樣的字符顯得有些輕佻。

　　關于郵件附件

　　如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件

　　附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理

　　正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時

　　附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件

　　如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用

　　如果附件過大(不宜超過2MB)，應分割成幾個小文件分別發(fā)送。

　　關于個性簽名

　　每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。

　　簽名信息不宜過多。電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。

　　不要只用一個簽名檔。對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。

　　簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。

　　回復郵件的技巧

　　如果公司里郵件交往是一種常用方式，建議每天查看郵箱并養(yǎng)成習慣，不要錯漏緊急或重要信息。也不要等大家發(fā)了郵件后，反復電話、短信提醒你收郵件啊收郵件。

　　及時回復。收到他人重要郵件之后，要及時回復以示尊重。理想的回復郵件時間是2小時，特別是對于一些緊急、重要的郵件。如果事情復雜，無法及時確切回復，可以及時回復說“收到，我正在處理，一旦有結果就會及時回復”等等。總之及時回應，哪怕只是確認一下收到。

　　現在郵件一般都有收件回執(zhí)功能。如果你在休假，可以設置自動回復功能。但如果沒有休假，最好不要設置，否則別人不知道你到底有沒有收到郵件。

　　有針對性的回復。

　　回復郵件，字不要太少，一般不少于10個字，如“嗯”一個字之類的就不要來了。

　　如果同一問題反復郵件往來說不清楚，建議電話溝通或面談。

　　要注意回復和回復全部。郵件里回復功能是指回復本人，若點回復全部就是回復所有的人。

　　懂得區(qū)分收件人、抄送人和密送人。

　　收件人就是TO為郵件主送人，主要由本人進行處理;抄送人CC一般指需要知道這回事的人，一般無回復處理的義務，但若CC的人有建議可以回復;密送人BCC，收信人不知道你BCC了誰，可能用于非正式場合，職場中一般不用BCC。

　　發(fā)送郵件時要注意的禮儀

　　及時回復email。收到他人重要郵件后，即可回復;理想回復2小時內(緊急重要郵件)。不是每封郵件都立即處理，占用時間太多，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集。復雜郵件不能及時確切回復時，不要讓對方苦苦等待，及時做出相應，哪怕只是確認一下收到了并正在處理等。

　　針對性回復。當回復問題列表郵件時，應把問題單抄上，并逐一附上答案。進行必要闡述，讓對方一次理解;避免反復交流，浪費資源。

　　回復認真對待。對方發(fā)來一大段郵件時，回復字數不能過少，“是的”、”對的“、“好的”、“收到”、“謝謝”等字眼，非常不禮貌。

　　不要同一問題蓋高樓。如果RE太多，說明交流不暢，沒說清楚。此時應電話溝通后在做判斷。

　　較復雜問題，多個收件人頻繁回復發(fā)表看法后，應立即對討論結果小結，刪減瘦身，突出有用信息。

　　區(qū)分Reply和Reply All。如果只需一人知道，Reply;如果發(fā)信人提出的要求需要有結論，Reply All。如果你對發(fā)件人提出的問題不清楚或有不同意見，不要當著所有人的面不停的RE，應于發(fā)件人單獨溝通，有結果后再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結果的郵件。

　　主動控制郵件往來。