議接待服務(wù)是指物業(yè)管理企業(yè)在接待會務(wù)時的作業(yè)程序和禮儀規(guī)范。商務(wù)會議接待、服務(wù)工作是辦公室一項重要工作。下面就是小編整理的商務(wù)禮儀的接待流程，一起來看一下吧。
會議是領(lǐng)導(dǎo)組織商討處理重要事務(wù)的組織，領(lǐng)導(dǎo)以及員工要在會議上商討重要的事情，做出重大決定，往往一個會議長達幾個小時，參會人員要高度集中精神，所以做好服務(wù)工作尤為重要。
商務(wù)會議時間一般要持續(xù)好幾個小時，特別是領(lǐng)導(dǎo)要長時間的作工作報告及總結(jié)工作、布置工作，所以按時給參會人員倒茶添水等接待服務(wù)的工作顯得十分重要。
一、商務(wù)會議服務(wù)的籌備
1.與會議承辦單位負責(zé)人溝通協(xié)商,詳細了解會議的性質(zhì)、會議內(nèi)容、規(guī)格檔次、舉辦的具體時間、人數(shù)、場地大小、用餐標準、有無旅游安排、會議付款人和付款方式等。
2.會議服務(wù)負責(zé)人根據(jù)承辦單位提供的資料,制定詳細的接待方案。方案包括會議的活動安排、時間進程、會場布置、會議宣傳等內(nèi)容。
方案確定后,提前2周送遞會議承辦單位負責(zé)人及內(nèi)部有關(guān)部門和人員,然后填寫會議通知。
二、商務(wù)會議服務(wù)前的準備
1.會場布置
1）會場環(huán)境布置
會場應(yīng)給人莊重、協(xié)調(diào)、整潔、舒適的感覺,環(huán)境整潔,燈光亮度適中。應(yīng)適當(dāng)擺放室內(nèi)植物,控制適宜的室溫和氣味,選擇桌面插花。根據(jù)會議內(nèi)容,還應(yīng)通過一定的物品和手段,渲染與之相配的氣氛。
2）會議臺型布置
根據(jù)參加會議的人數(shù)選擇會場大小及臺型布置。小型會議可采用圓桌或"回"字臺型;大中型會議可采用禮堂型或教室型。
2.會議用品準備
1)茶杯
須經(jīng)過消毒,消毒時間不少于20 分鐘;茶杯、杯蓋無黃斑、無缺口;茶杯無水跡且光亮。
2)玻璃杯
不得有破損和缺口,杯子清潔、光亮、透明,無指印,并列放在杯墊上。
3)礦泉水
礦泉水瓶無灰塵,密封完好,瓶內(nèi)無沉淀物,并在保質(zhì)期內(nèi)。
4)小毛巾
無斑點和異味,須經(jīng)過消毒,消毒時間在20分鐘左右。重要會議一律用新的小毛巾。冬季毛巾必須保暖。
5)毛巾竹簍
不得有破損,每次使用結(jié)束后,須用熱水浸泡,曬干后保存,以備再次使用。
6)簽到臺
臺布無污跡,無破損。
7)鮮花
新鮮,無枯枝、敗葉。
8)熱水瓶
表面清潔光亮,無水跡,水溫控制在90度以上。
9)掛衣架
清潔完好,無損壞,無缺少。
10)文具
筆,油墨飽滿,書寫通暢;紙本,干凈整潔。
3.設(shè)備設(shè)施準備
1)接通計算機與屏幕的數(shù)據(jù)傳輸線。
2)調(diào)整投影設(shè)備,亮度、大小適當(dāng)。
3)調(diào)試話筒效果。
4)安排攝影、攝像位置。
5)調(diào)節(jié)空調(diào)調(diào)溫器,冬季室內(nèi)溫度控制在18度左右,夏季室內(nèi)溫度控制在22度左右,并在會前30分鐘左右噴灑適量空氣清新劑,保持室內(nèi)空氣清新。
三、商務(wù)會議服務(wù)程
1.會議迎賓服務(wù)
1)會議開始前1小時,迎賓員應(yīng)在會議室門口立崗迎候參加會議的客人到達。來賓到達時應(yīng)引領(lǐng)到簽到處簽到。
2)簽到時,服務(wù)人員應(yīng)主動微笑問候,詢問來賓工作單位,并示意來賓在簽到簿適當(dāng)位置簽到,然后引領(lǐng)至?xí)䦂龌蛐菹⑹摇?/p>
3)迎接來賓入座時,要面帶微笑,用語禮貌,舉止大方,手、語并用。
4)冬季,對進入會場的來賓脫下的衣帽,服務(wù)人員及時伸手去接,并掛至衣帽架上。
5)提供茶水服務(wù)的順序是先主賓后主人,然后按順時針方向提供服務(wù)。在客人較多的情況下,1人或多人同時服務(wù)時,分正反2個方向,但不可將主人放在最后。
6)添加茶水時,倒至七分滿,并注意客人的動態(tài),以免發(fā)生碰撞。服務(wù)過程中,須忙而不亂,快而穩(wěn)地將茶水送到客人面前。擺放茶杯時,聲音要輕,茶杯須放在賓客的右手位置,同時杯柄朝后45度,并說:"請用茶"。
用礦泉水,必須先開瓶蓋,再掀杯蓋,倒入礦泉水時,礦泉水瓶不得與杯口接觸,倒至八分滿即可。
2.會場服務(wù)
1)會議開始后,在會議室門口掛上"請勿打擾"牌子。
2)會議開始后,會議服務(wù)員應(yīng)站立在會場周圍,觀察所負責(zé)區(qū)域賓客是否需要服務(wù)。
3)服務(wù)員一般不得隨意出入會議室,確有緊急事項,服務(wù)員可用紙條傳遞信息。
4)送茶水等物品時,應(yīng)對客人說:"請用茶!" 每隔20分鐘加茶水。
5)會議頒獎或邀請嘉賓上臺,由專門禮儀小姐引領(lǐng)。禮儀小姐應(yīng)走在嘉賓左前方1米處,并微笑示意嘉賓注意行走安全。
6)會議結(jié)束時,服務(wù)員應(yīng)立即開啟會議室大門,并在門口立崗送客,面帶微笑道別。
7)將衣帽架上的衣、帽送還來賓,注意不可出錯。檢查會議室是否有來賓遺忘的物品,如有發(fā)現(xiàn)應(yīng)立即交還來賓或交領(lǐng)班處理。
3.會議結(jié)束
1)檢查會議室內(nèi)是否有電器設(shè)備損壞,發(fā)現(xiàn)損壞及時通知設(shè)備部進行修復(fù)。
2)清理會議桌上的資料、茶杯、毛巾、礦泉水等物品,并送到儲水間進行清洗。
3)擺放桌椅,恢復(fù)原樣,進行保潔清掃。
4)關(guān)閉所有的照明燈具,空調(diào)調(diào)節(jié)器可微略下降,以備下次會議使用。
5)關(guān)閉會議室。
四、會場服務(wù)的注意事項
1)絕不能因為服務(wù)站立時間過長,而倚靠會場墻壁或柱子。
2)在會場服務(wù)時應(yīng)盡量不干擾討論中的客人或正在發(fā)言的客人。
3)會場服務(wù)過程,語言、動作要輕,避免影響發(fā)言者。
4)遵守會場規(guī)定,不得隨意翻閱會議文件或打聽會議內(nèi)容。對于所聽到的會議內(nèi)容應(yīng)保密。
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