行政類費用指導(dǎo)意見書

2024-07-05 意見

　　為適應(yīng)公司業(yè)務(wù)的迅速發(fā)展，配合各項目組、營銷組今后現(xiàn)場辦公的需要，確實達到控制成本，提高效率，減少內(nèi)耗的目的。經(jīng)行政部提議，公司管理層xx年4月28日會議決定：部分行政類的采購由各項目部、營銷部現(xiàn)場根據(jù)預(yù)算把控，行政部負(fù)責(zé)支持、監(jiān)督和管理的工作。具體如下：

　　a.適用范圍

　　1.日常使用的、低值的行政類費用。包括：文具、辦公設(shè)備維修保養(yǎng)/耗材、辦公室清潔/綠化、復(fù)印紙、一次性水杯、衛(wèi)生紙、鞋套、速印費、糖杲點心茶水費、市內(nèi)交通費、郵資、飲用水、辦公室水電費、辦公室電話費等。

　　2.本次變動不包括需公司統(tǒng)籌安排、影響公司對外形象、屬資產(chǎn)類物品的行政類費用申請。

　　3.僅適用于各現(xiàn)場項目部、營銷部。其余部門仍由公司行政部統(tǒng)一籌劃。

　　b.預(yù)算分類

　　1.a類---公司：辦公室水電費、辦公室電話費等

　　2.b類---行政部：文具、辦公設(shè)備維修保養(yǎng)/耗材、辦公室清潔/綠化、市內(nèi)交通費

　　3.c類---各現(xiàn)場部門：復(fù)印紙、一次性水杯、衛(wèi)生紙、鞋套、速印費、糖果點心費、郵資、飲用水

　　c.預(yù)算提交

　　1.a類預(yù)算由公司其它職能部門提供。

　　2.b類預(yù)算由行政部根據(jù)過往數(shù)據(jù)及資料測算后提供。

　　3.c類預(yù)算由各現(xiàn)場部門根據(jù)實際所需提交預(yù)算。

　　d.預(yù)算核定

　　1.上述三類預(yù)算各部門完成后，交財務(wù)部審核，最終報地區(qū)總監(jiān)核準(zhǔn)執(zhí)行。

　　e.預(yù)算管理

　　a.預(yù)算內(nèi)費用由各現(xiàn)場部門主管簽批，各部門指定一位行政助理負(fù)責(zé)與供應(yīng)商的聯(lián)系、通知送貨、驗收及物品的管理。行政助理由部門經(jīng)理指定，行政部核準(zhǔn)。行政助理每次訂貨及簽收應(yīng)即日將清單抄送至行政部。

　　b.行政部負(fù)責(zé)每月匯總各現(xiàn)場部門實際發(fā)生數(shù)、與預(yù)算數(shù)進行對比，并將對比表送交各部門主管核準(zhǔn)。

　　c.所有費用由行政部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商定期結(jié)算。

　　d.預(yù)算外或超預(yù)算費用仍需按公司現(xiàn)行的行政類采購規(guī)程進行申請/審批。

　　f.預(yù)算指引

　　1.各項目和營銷現(xiàn)場根據(jù)實際的工程進展或營銷推廣的需要和工作量，負(fù)責(zé)完成本現(xiàn)場每月所需耗費b類范圍的預(yù)算。

　　2.預(yù)算表格附后。

　　3.若需具體的歷史數(shù)據(jù)，可向財務(wù)部查詢。

　　4.預(yù)算報表的繳交時間為年5月8日。

　　特此通知，順祝節(jié)日愉快!