文書管理制度細(xì)則解釋

2024-09-23 細(xì)則

　　制度名稱文書管理制度受控狀態(tài)

　　編號

　　執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門

　　第一章總則

　　第1條目的

　　為使文書管理制度化、規(guī)范化，以增進(jìn)文書處理的品質(zhì)及效率，特制定本制度。

　　第2條范圍

　　本單位各部門與外界往來文書的收發(fā)均由行政管理部負(fù)責(zé)。

　　第二章收文

　　第3條簽收文件時，要確認(rèn)收文單位或收件人姓名無誤后再進(jìn)行簽收。

　　第4條簽收文件時，要對文件的份數(shù)、標(biāo)題等內(nèi)容逐份清查核對，如發(fā)現(xiàn)其中一項不對口，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。

　　第5條簽收文件應(yīng)簽寫姓名并注明時間。

　　第6條文件的登記編號：對收到的文件，要分類逐件在《收文登記簿》上詳細(xì)登記。登記項目一般包括收到日期、順序編號、來文單位、發(fā)文字號和文件標(biāo)題。參加各種會議帶回的文件、材料，在傳達(dá)、匯報結(jié)束后應(yīng)交行政管理部保管，個人不得存放。

　　第7條內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)，由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。

　　第三章發(fā)文

　　第8條企業(yè)的文件由行政管理部負(fù)責(zé)起草和審核，由總經(jīng)理簽發(fā)；企業(yè)本部各部門的文件由各部門負(fù)責(zé)起草辦公室審核，由總經(jīng)理簽發(fā)。

　　第9條以各部門名義撰寫的文件，由各部門自行登記、簽發(fā)。

　　第10條在企業(yè)日常項目開發(fā)和經(jīng)營管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用企業(yè)文件的形式發(fā)布。

　　第四章分文

　　第11條外來文件由行政管理部登記收文后，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)分送各有關(guān)部門處理。

　　第12條內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)時，由發(fā)文部門登記簽發(fā)后，直接送收文部門登記簽收。

　　第五章會簽

　　第13條需多部門或多人會簽處理的文件應(yīng)附上《收文處理單》。

　　第14條各部門收到需參與會簽的文件時，須本著本部門的職責(zé)及時認(rèn)真處理并簽署意見。

　　第15條文件收文后，再依《收文處理單》內(nèi)所指定的會簽順序，轉(zhuǎn)送其他會簽部門或某人，若某部門或某人為最后一個會簽單位，則處理后將本文件轉(zhuǎn)送行政管理部。

　　第16條重要文件的審核、批示與執(zhí)行

　　涉及企業(yè)總體協(xié)調(diào)或應(yīng)由總經(jīng)理審核的文件，由行政管理部匯總簽辦意見，呈總經(jīng)理或交其他授權(quán)者做最終的審核、批示，并下發(fā)相關(guān)部門予以執(zhí)行。

　　第六章立檔

　　第17條經(jīng)辦理歸檔后的文件應(yīng)立檔管理。行政文件由辦公室立檔管理，業(yè)務(wù)文件由業(yè)務(wù)辦公室立檔管理，次年移交檔案室管理。

　　第18條立檔按年度、機(jī)構(gòu)、問題分類立卷，卷中按規(guī)定編頁碼號，卷首有案卷目錄。