執(zhí)筆人在寫這種通知之前，要問(wèn)清楚會(huì)議的詳細(xì)內(nèi)容。

　　這些內(nèi)容一般包括被通知的單位或個(gè)人，會(huì)議的名稱，開(kāi)會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)，要求參加會(huì)議者會(huì)前辦什么事情等。此外，還要掌握召開(kāi)會(huì)議的通知的結(jié)構(gòu)、方法。

　　一篇完整的'會(huì)議通知，包括如下幾部分：

　　第一部分：標(biāo)題。

　　寫在第二行中間，字略大一點(diǎn)。標(biāo)題有三種寫法：一是只寫“通知”二字;二是緊急或重要事情，可以寫成“緊急通知”或“重要通知”借以引起人們重視;三是把發(fā)文單位、名稱、會(huì)議的主要內(nèi)容和文種也寫進(jìn)去。

　　第二部分：稱呼。

　　寫被通知者的單位名稱或者姓名，稱呼的寫法有兩種：一種寫在第二行或第三行，頂格寫，稱呼后面加冒號(hào)(：)，另一種是寫在正文的下面一行第三、四格，寫“此致”二字，接著另起一行頂格寫被通知者的單位和姓名，“此致”后不要加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。這種通知，被通知者見(jiàn)通知后要在自己的名字后邊寫一個(gè)“知”字，重要的會(huì)議多用此種通知方法。

　　“此”，這，指“通知”，“致”，給與送達(dá)。

　　第三部分：正文。

　　從標(biāo)題下第二行，空兩格寫通知的內(nèi)容，這是通知的主要部分。召開(kāi)會(huì)議的通知要把開(kāi)會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、什么人參加、開(kāi)什么會(huì)、會(huì)前要做好哪些準(zhǔn)備工作等內(nèi)容寫清楚。如果內(nèi)容多，可分段或分條來(lái)寫。

　　第四部分：署名和日期。

　　分兩行寫于正文右下方第三、四行處。

　　如果通知以公文形式下達(dá)，則要加蓋公章。

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