信函是公司的臉面，它對于公司樹立良好的形象有著極為重要的意義。典型商務(wù)信函的內(nèi)容應(yīng)包括如下幾點(diǎn)：
信頭：一般來講，商業(yè)信函均使用印有l(wèi)etterhead的公函信箋，這樣信頭就不必自己再寫了。
信內(nèi)地址：寫在信紙的左上角，編號和日期下方。順序是從小到大：
公司名稱或收信人姓名、職務(wù)
房屋或大樓名稱
大樓號碼及所在街道或路的名稱
省市名稱及郵編
國家名稱稱呼敬語：如知道對方姓名，就用dearmr./mrs./miss/ms.加上姓，如不知道對方姓名，可用dearsir,dearmadam,也可用：towhomifmayconcern。如對方職務(wù)較高，則最好用其職務(wù)名稱，如：dearprof.smith,deardr.henson等。稱呼一家公司就用dearsirs或gentlemen。
正文
結(jié)束敬語：如稱呼用dearsir/dearsirs/dearmadam,結(jié)束敬語就應(yīng)用yoursfaithfully。如稱呼用dearmr.john/dearmr.smith,結(jié)束敬語就應(yīng)用yourssincerely。
署名
英文信函中講究五c原則，也就是要求做到正確(correctness)、清晰(clearness)、簡明(conciseness)、完整(completeness)和禮貌(courtesy)。信函的語調(diào)也是同樣重要的，它表達(dá)了你對收信人的態(tài)度，適當(dāng)?shù)恼Z調(diào)將會給雙方創(chuàng)造良好的溝通氣氛。
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